Les trois clés pour bien rédiger son cahier des charges

(Paris, le 5 novembre 2015)

 

90 % du succès d’une procédure de consultation pour la passation d’un marché est lié à sa préparation. Aussi est-il important, avant de le lancer, de savoir précisément ce que vous en attendez : réduction des coûts, rationalisation du parc ou externalisation de la gestion.
 

Avoir une vision claire de ses besoins

Premier prérequis : oublier le copier/coller avec un marché de fournitures standard. Une procédure de publicité et de mise en concurrence se prépare minutieusement.

Et si l’on peut s’inspirer de ceux rédigés par d’autres collectivités ou établissements, il est indispensable de bien les adapter à ses propres besoins et contraintes.

Il faut d’abord réaliser une « photographie » de sa flotte la plus précise possible dans le but d’identifier ses besoins et usages, déterminer des profils d’utilisateurs, définir les types d’exploitation.

Il faut ensuite affiner la réflexion afin d’adapter au plus juste sa « politique automobile » : sélection des véhicules, des services complémentaires, et en cas de location, détermination de la durée de location la mieux adaptée en fonction du kilométrage parcouru. Plus cette analyse sera poussée, plus la rédaction du cahier des charges sera aisée. Et meilleures seront les offres.

Rédiger un cahier des charges simple, mais précis et complet

Le cahier des charges1 doit intégrer une présentation exhaustive du parc et de son fonctionnement : quel type de véhicules, pour quels usages, avec quelles énergies et quels couples durée/kilométrage ? Trop souvent, ces éléments sont passés sous silence, l’acheteur public ne voyant pas d’intérêt à les préciser dans sa consultation. Mais plus les candidats auront une vision précise du mode de fonctionnement de l’établissement, de ses besoins et de ses contraintes et meilleure sera leur offre, car elle tiendra compte de ces spécificités.

Il doit également fixer les attentes de l’acheteur public en matière de prestations (contenus, exclusions), de processus (restitution, frais de remises en état), et de reporting (outils de pilotage, ajustements du contrat). Mais attention à ne pas enfermer les candidats dans des attentes trop strictes, car le risque de les décourager est fort.

Mieux vaut alors fixer des attentes en matière d’objectifs et demander aux candidats de proposer ce qu’ils savent faire pour les atteindre.

Les besoins doivent être définis par référence à des spécifications techniques précises, qui décrivent les caractéristiques du produit ou du service concerné.

Concrètement, comment rédiger un « bon » cahier des charges ?

  • Choisir la procédure de marché la mieux adaptée
     

Marché à procédure adaptée, appel d’offres (ouvert ou restreint), procédure négociée, dialogue compétitif ? L’acheteur dispose de toute une palette de procédures à sa disposition. Mais le recours à l’une ou l’autre est encadré par les règles des marchés publics.

Pour déterminer la procédure à suivre, l’acheteur doit procéder à cette fameuse estimation du montant de son marché. Une des méthodes peut éventuellement consister à faire réaliser quelques devis par différents prestataires du marché afin de se faire une idée. Il convient, à ce stade, de bien leur indiquer l’objectif de ces devis, qui n’est certes pas de contractualiser directement. Il est important que ces devis soient réalistes et cohérents avec le niveau de prix que l’entité publique sera à même d’obtenir une fois sa consultation lancée, afin que la procédure retenue soit la bonne.

  • Déterminer les caractéristiques attendues pour les véhicules

La rédaction du cahier des clauses techniques particulières (CCTP) pour la partie véhicule est un exercice difficile et la tentation de compiler des données provenant des documentations de divers constructeurs peut être grande. Mais il faut porter une attention toute particulière à cette rédaction. Une rédaction trop large et pas assez précise conduira l’acheteur à recevoir des offres difficiles à comparer entre elles, car les candidats auront pu proposer des catégories de véhicules très diverses, et parfois même différentes de celles attendues par l’acheteur.

A contrario, une définition trop précise du matériel attendu ou la multiplicité de critères pour un même élément peut conduire à ce qu’aucun modèle ne réponde à la demande de l’acheteur.

Exemple à propos de la motorisation : un CCTP imposant de manière stricte et sans marge de manoeuvre l’énergie, la puissance fiscale, la puissance réelle, un taux de CO2 et une consommation de carburant, pourra se révéler beaucoup trop restrictif pour permettre aux candidats de proposer quelque modèle que ce soit.

Outre l’énergie, deux critères sont aujourd’hui incontournables pour définir une motorisation :

- La puissance réelle (en chevaux DIN) est désormais plus pertinente qu’un raisonnement en puissance fiscale, pourtant encore très présent dans les consultations. L’indication d’une tranche de puissance permettra de s’assurer que plusieurs modèles peuvent répondre à la demande.

- Le taux de CO2 est un élément de choix stratégique, car il influe sur la pollution et la consommation de carburant (plus le taux de CO2 est bas, moins le véhicule consomme), ainsi que sur la possibilité de bénéficier d’un bonus écologique ou a contrario de payer un malus. Le taux de CO2 requis devra être cohérent avec le niveau de puissance, sous peine d’exclure la possibilité d’offre produit.

Attention enfin aux équipements (sécurité, confort, esthétisme). L’acheteur devra définir le niveau standard requis en matière de sécurité, de confort et de communication en l’adaptant, le cas échéant, aux catégories de véhicules et aux services où ils seront affectés.

Certains équipements auront pour effet d’entraîner une hausse de finition. Par exemple, sur les petits véhicules (citadines, dérivés de VUL), une climatisation automatique est souvent indisponible sur un niveau de finition d’entrée de gamme, au même titre qu’un GPS ou qu’un système Bluetooth. Il faudra ainsi choisir un niveau de finition supérieur pour accéder à l’option souhaitée, ce qui entraînera un surcoût plus important.

De même, sur les catégories supérieures (berlines moyennes, monospaces), certaines options sont très bien valorisées quand d’autres le sont moins. Ainsi, une peinture métallisée ou un GPS sont des équipements ayant un effet sensible sur la valeur résiduelle dans le cas d'une LLD, contrairement à des jantes alliages, un chargeur CD, des sièges chauffants, qui ne participent pas à la valorisation du véhicule.

Ainsi, plus l’option valorise réellement le véhicule pour sa revente, plus l’impact sur le loyer mensuel sera faible.

Le choix des équipements peut aussi influer sur les frais de remise en état. L’option « radar de recul » peut fortement diminuer les frais de remise en état (et/ou d’assurance), notamment sur les VU, souvent « aveugles » durant les phases de manoeuvre ou confiés à des conducteurs n’ayant pas l’habitude de ce type de véhicules.

  • Laisser la porte ouverte aux variantes

La variante consiste en une modification, à l’initiative du candidat, de certaines spécifications de la solution de base décrite dans le cahier des charges ou plus généralement dans le dossier de consultation.

Les variantes peuvent conduire à des propositions techniques plus performantes, ou à des propositions financières plus intéressantes (voire les deux à la fois), que celles proposées par l’entité publique.

Elles permettent de favoriser les solutions alternatives.

Le candidat pourra, par exemple, proposer des modèles de véhicules complémentaires ou des améliorations dans l’exécution de certaines prestations.

L’acheteur a donc tout intérêt à les autoriser pour permettre aux candidats de proposer des alternatives performantes qu’il n’aurait peut-être pas envisagées de prime abord. Toutefois, l’acheteur public doit veiller à ce que ces variantes ne portent pas sur des éléments du cahier des charges identifiés par lui comme ne pouvant faire l’objet d’une variante et ne remettent pas en cause le projet de base : les documents de la consultation doivent mentionner les exigences minimales que les variantes doivent respecter ainsi que leurs modalités de présentation.

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1 Si le « cahier des charges » (à proprement parler) est obligatoire uniquement pour les procédures formalisées, il est impératif pour un acheteur public, même en cas de procédure adaptée, de définir ses besoins avec suffisamment de précision. En procédure adaptée, cela peut éventuellement se traduire par un descriptif, qui peut être succinct.